1 ¿QUIÉNES SOMOS?

La Asociación Colombiana de Datos y Privacidad (ADAPRI) es una organización conformada por un grupo de expertos y entusiastas comprometidos con la protección de datos y la privacidad. Nuestro principal objetivo es fomentar y promover la discusión en torno a temas relacionados con la privacidad y la protección de datos, así como analizar los cambios regulatorios y anticipar las posibilidades que surgen con el uso de tecnologías emergentes. En esta política nos llamamos a nosotros mismos “ADAPRI” o “nosotros” o “nos”; somos responsables del tratamiento de sus datos personales que recopilamos a través de formularios físicos o electrónicos, correo electrónico, teléfono, redes sociales, entre otros.

2 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL

En la ADAPRI, estamos comprometidos con la protección y el respeto de los datos personales que nos confían nuestros miembros, colaboradores y todos los que interactúan con nosotros. Esta política establece nuestras prácticas de gestión de datos personales, define las responsabilidades de todas las partes involucradas en el tratamiento y uso de la información personal y detalla los procedimientos aplicables a dicho tratamiento.  Esta política tiene como objetivo garantizar una gestión segura y responsable de los datos personales que se nos proporcionan, ya sea para solicitar, utilizar, almacenar, corregir, transferir o eliminar. En el desarrollo de nuestras funciones como ADAPRI, nos adherimos a las mejores prácticas y cumplimos con todas las regulaciones relevantes de protección de datos.

3 TRATAMIENTOS Y FINALIDADES APLICADAS A LOS DATOS PERSONALES POR ADAPRI

Los datos que recopilamos o recopilaremos pueden incluir, sin limitarse lo siguientes:

• Datos de contacto: Esto puede incluir detalles como sus nombres completos, direcciones postales y direcciones de correo electrónico.
• Datos demográficos: Aquí se pueden encontrar detalles como su código postal, edad y ocupación.
• Información profesional: Esta incluye detalles como su calidad de comerciante, títulos, roles y responsabilidades, el nombre de su empresa y la industria en la que opera.
• Historial de eventos y participación: Recopilamos datos sobre su asistencia a eventos o seminarios organizados por ADAPRI, así como sobre su participación en nuestros comités o grupos de trabajo.
• Información de afiliado: Recabamos detalles acerca de su membresía, como la fecha en que se unió a ADAPRI, el estado actual de su membresía y un historial de sus pagos de cuotas de membresía.
• Información de preferencias: Esto incluye cualquier interés que usted haya indicado con respecto a los servicios o beneficios ofrecidos por ADAPRI.
• Información sobre el ejercicio de sus derechos: Si ejerce alguno de sus derechos conforme a la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales), conservaremos un registro de esta actividad y de cómo respondimos a su solicitud.

Todos estos datos personales pueden ser recopilados, almacenados, empleados, revisados, manipulados, registrados, eliminados, actualizados, anonimizados, disociados, transmitidos y cedidos a terceros, tanto dentro como fuera de nuestras fronteras nacionales. Estos procesos pueden llevarse a cabo de manera manual o automatizada. Los fines para los cuales se manejan sus datos son los siguientes:

• Participantes de eventos y prospectos en asociarse: Registrar, gestionar, hacer seguimiento y actualizar su participación en los eventos y contenidos ofrecidos por ADAPRI. 2. ofrecer ciclos de conferencias, webinars, eventos, productos y servicios propios de ADAPR. 3. Desarrollar las finalidades anteriormente mencionadas mediante el envío de correos electrónicos, SMS, MMS, mensajes a través de redes sociales (RRSS), servicios de mensajería instantánea y aplicaciones, como también por medio de llamadas telefónicas. 4. Capturar datos personales como imagen, y video, por medio de cámaras, videocámaras, análogas o digitales o cámaras IP, para actividades de marketing o promoción de la misma asociación. 5. Ofrecerle marketing relevante, enviarle publicidad física o digital de los servicios de ADAPRI mediante el envío de correos electrónicos, SMS, MMS, redes sociales (RRSS), servicios de mensajería instantánea, o llamadas telefónicas.
  
  
• Afiliados o miembros de ADAPRI: 1.Iniciar el proceso de afiliación del solicitante registrado en este formulario como miembro de ADAPRI.
  Contactarlos para finalizar su afiliación. 3. Contactarlo y mantenerlo informado del desarrollo de las actividades propias de ADAPRI. 4. Mantenerlo informado de los eventos de ADAPRI, atendiendo sus preferencias e intereses. 5. Desarrollar las finalidades anteriormente mencionadas mediante el envío de correos electrónicos, SMS, MMS, mensajes a través de redes sociales (RRSS), servicios de mensajería instantánea y aplicaciones, como también por medio de llamadas telefónicas;

• Colaboradores: Adelantar procesos de selección y vinculación de los colaboradores. 2.  Cumplir con las obligaciones de afiliación a la seguridad social, salud, pensiones, riesgos laborales y cajas de compensación familiar de los empleados. 3. Pagar salarios, prestaciones sociales, afiliaciones, beneficios legales y/o extralegales, entre otros requeridos. 4. Promover situaciones de bienestar laboral y familiar de los empleados.
• Prestadores del Servicio: Gestionar contractualmente las adquisiciones de bienes y servicios demandados por la organización para su normal funcionamiento o el cumplimiento de funciones delegadas. 2. Gestionar administrativamente la información de proveedores en las operaciones económicas, financieras y contables que están directamente relacionadas con la gestión de facturación, cobros y pagos que se presentan en el desarrollo y cumplimiento de los procesos contractuales
  
  

3.1 Tratamiento de datos sensibles  

Procesaremos datos personales sensibles únicamente cuando sea estrictamente necesario, solicitando el consentimiento previo y explícito de los titulares (representantes legales, apoderados o causahabientes), e informándoles sobre el propósito exclusivo del tratamiento. Trataremos datos sensibles en las siguientes situaciones:

1. Cuando el titular de los datos sensibles haya autorizado expresamente su tratamiento, excepto en casos en los que la ley no exija dicha autorización.
   
   
2. Si el tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos casos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
   
   
3. Cuando el tratamiento de datos sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
   
   
4. Si el tratamiento tiene un propósito histórico, estadístico, científico o de mejora, siempre que se adopten medidas para suprimir la identidad de los titulares o disociar el dato sensible de la identidad del titular, evitando su identificación.

Además, cumplimos con las siguientes obligaciones:

• Informar que, al tratarse de datos sensibles, el titular no está obligado a autorizar su tratamiento.
  
  
• Comunicar de manera explícita y previa, además de los requisitos generales para la autorización de la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos son de carácter sensible, la finalidad específica y obtener el consentimiento explícito del titular.
  
  
• No condicionar ninguna actividad a la entrega de datos personales sensibles por parte del titular, salvo que exista una causa legal o contractual que lo justifique.

4 DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL Y PROCEDIMIENTO APLICABLE

4.1 Derechos de los titulares de información personal 

Los titulares de información personal que se encuentren en bases de datos y archivos de ADAPRI tendrán derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  
  
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPDP.
  
  
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  
  
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la LEPDP y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  
  
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  
  
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. El acceso está sujeto a los límites del artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

4.2 Procedimientos

• Los titulares pueden consultar su información personal en nuestras bases de datos y archivos. Garantizamos el derecho de consulta conforme a la LEPDP, proporcionando la información bajo nuestro control. Establecemos medidas de autenticación para identificar de manera segura al titular que realiza la consulta. Las consultas serán tramitadas en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no podemos atender una consulta dentro del plazo, informaremos al interesado las razones antes del vencimiento del plazo, el cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Los titulares pueden presentar reclamos si consideran que su información almacenada en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o si detectan incumplimiento de deberes y principios en la normativa sobre protección de datos personales. Los reclamos podrán presentarse de forma directa o al encargado del tratamiento de datos. Definimos medidas de autenticación para identificar de manera segura al titular que realiza el reclamo, siguiendo lo establecido en el artículo 15 de la LEPDP. Si el reclamo está incompleto, se otorgará un plazo de cinco (5) días hábiles para subsanar las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la solicitud sin recibir la información solicitada, se entenderá desistido el reclamo. Si el reclamo no es de nuestra competencia, se dará traslado en un máximo de dos (2) días hábiles, informando al titular. Al recibir el reclamo completo, incluiremos en la base de datos una leyenda “reclamo en trámite” y el motivo, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. La leyenda se mantendrá hasta que se resuelva el reclamo. El plazo máximo para resolver el reclamo es de quince (15) días hábiles desde su recepción. Si no es posible atenderlo en dicho plazo, informaremos los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5 EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL

Como titular de datos personales, tiene el derecho de ejercer sus derechos enviando una comunicación a la siguiente dirección de correo electrónico: contacto@adapri.com

6 ¿CÓMO PUEDE EJERCER SUS DERECHOS?

Toda solicitud de consulta o reclamación deberá contener como mínimo la siguiente información:

• Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes.
• Lo que se pretende consultar o reclamar;.
• Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes.
• Número de identificación correspondiente.
• Presentarse a través del canal establecido en el numeral 5 de la presente política.

7 ÁREA O PERSONA ENCARGADA DE TRAMITAR CONSULTAS, PETICIONES Y RECLAMACIONES

Si tiene alguna pregunta acerca de esta política o desea ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de autorización, puede hacerlo enviando una comunicación electrónica a la dirección de ADAPRI, designada como oficial de protección de datos, al siguiente correo electrónico: contacto@adapri.com

8 VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Procesaremos sus datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con los tratamientos y finalidades autorizadas por usted. Sin embargo, es posible que debamos conservar ciertos datos personales cuando sea necesario para cumplir con obligaciones legales o contractuales.

9 VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

La presente política encuentra vigente desde el 5 de agosto de 2020.